Arrivano le prime novità sul fronte Privacy e condominio: il Garante ha infatti emesso una nuova guida contenente le indicazioni fondamentali in materia di trasparenza e riservatezza nei condomini italiani. Andiamo a vedere nel dettaglio quali sono le varie sezioni delle regole relative alla protezione dei dati personali degli inquilini di un edificio.
La guida alla privacy nel condominio
L’obiettivo del lavoro del Garante è quello di fornire le indicazioni chiare e dettagliate su questo argomento assai delicato, in modo da rendere il più trasparente ed equilibrato possibile il rapporto fra tutti i condomini, siano essi proprietari degli appartamenti che semplici affittuari. Si tratta di un lavoro molto attento alle esigenze di privacy dei vari soggetti presenti nel condominio, perchè, così come dichiarato dal presidente Soro, “Bisogna fare in modo, pero`, che la tutela della privacy non sia usata come pretesto per limitare la trasparenza nella gestione condominiale, omettendo dati che tutti i condomini devono poter conoscere”.
La guida è suddivisa in diversi capitoli, dedicati ai soggetti principali della vita condominiale:
- l’amministratore;
- l’assemblea;
- la bacheca condominiale;
- la gestione trasparente del condominio;
- la videosorveglianza;
- il condominio digitale;
- il diritto di accesso ai propri dati e altri diritti;
Amministratore e privacy
Seguendo l’ordine logico, il primo punto riguarda la figura dell’amministratore, anche in base alle recenti riforme applicate alle normative relative al condominio. Il suo ruolo è molto importante e deve fare in modo che le regole per garantire trasparenza nella sua gestione non vadano a cozzare con le esigenze di riservatezza dei condomini singoli. In questo caso, è prevista la possibilità da parte dei vari inquilini di renderlo a tutti gli effetti responsabile del trattamento di tutti i dati personali relativi ai proprietari degli immobili, nonché agli usufruttuari ed agli affittuari.
In questi casi, è necessario conoscere che esiste la sola possibilità da parte di chi amministra, di trattare le informazioni ed i dati che hanno a che fare specificamente con la gestione e l’amministratore delle parti comuni.
In particolare, l’amministratore è autorizzato a trattare per le principali comunicazioni legati alla gestione e al calcolo delle spese, i dati anagrafici, i dati relativi alla proprietà e alle quote millesimali, ed altre informazioni come l’indirizzo di residenza dei condomini.
Tutti gli altri dati e informazioni che poco hanno a che vedere con l’amministrazione, devono rimanere assolutamente anonimi o segreti: ci si riferisce ad esempio alla condizione civile del condomino, alle abitudini o altri dati che l’amministratore può registrare per facilitare la comunicazione coi singoli, ma devono restare privati.
Quando è possibile pubblicare dati sensibili?
In alcuni casi, il Garante della privacy rende possibile pubblicare dati come numero di telefono, indirizzo mail, ecc: si tratta esclusivamente dei casi in cui queste informazioni siano già presenti su elenchi pubblici come quello del telefono, oppure se il condomino ha firmato la liberatoria per il trattamento di questi dati.
In alcuni casi, considerati di emergenza, l’amministratore può decidere di pubblicare i dati, sempre che però venga garantita la salvaguardia della dignità della persona in questione.
La conservazione dei dati condominiali
Poiché la nuova riforma può portare anche a cambiamenti annuali dell’amministratore, nasce spontanea la domanda di come e dove conservare i documenti contenenti i dati sensibili dei vari condomini, al fine di rispettarne la privacy. Stando alle indicazioni del Garante, è opportuno che la documentazione (in qualsiasi formato essa sia, cartaceo o elettronico) venga tenuta in un luogo sicuro, affinchè nessuno possa intromettersi e sbirciare i vari verbali, documenti, registri, fatture e, in particolare, eventuali dati sensibili e giudiziari.
Per quanto riguarda la figura stessa dell’amministratore, stando ai nuovi dettami post-riforma, egli è obbligato a fornire ai condomini, fin dalla domanda effettuata per richiedere la gestione amministrativa dello stabile, tutta una serie di dati a lui collegati:
- dati anagrafici e professionali
- dati societari
- partita iva / codice fiscale
- domicilio e recapito
Tutti questi dati devono essere inoltre lasciati alla pubblica visione presso l’ingresso del condominio.
Privacy Condominio: la guida completa!
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